Práce v terénu – příležitost pro smartpone?

Peter Polák 04. května 2016

Řízení terénních pracovníků nikdy nebylo snadné. Zahrnuje příliš mnoho vstupů a málo možností kontroly. Vliv lidského faktoru je extrémně výrazný. Pokusy o elektronizaci narážejí na problémy způsobené pohybem lidí a věcí v prostoru, pracovními podmínkami v exteriéru, nedostupností vhodných zařízení a datového spojení. Vhodným řešením by mohly být chytré telefony a tablety, ale dají se vůbec tyto choulostivé zařízení použít na pořádnou práci?

„Jdeš pra­co­vat? Ne­za­pomeň si pa­pí­ry.“

Úvodem si ujasníme, co máme na mysli pod prací v terénu: jde o údržbu, prohlídky a opravy nemovitých zařízení, které jsou součástí rozsáhlejší infrastruktury. Typickým představitelem terénního pracovníka je údržbář plynovodu, opravář vodovodního potrubí nebo kontrolor železničního svršku. Tyto lidi musí někdo řídit: přidělovat a kontrolovat jejich práci, sledovat výkon, řešit pohotovost a administrativu.

A jak to celé funguje? Běžný postup zahrnuje hlavně velké množství papíru. Pracovník vyslán do terénu musí kromě sebe a svého nářadí přemísťovat spousty dokumentů: zadání práce, předávací protokoly (převzetí materiálu, techniky), dokumentaci (schémata, návody, fotografie, metodiku), rozměrné archy, do kterých vkládá naměřené hodnoty, zápisy o plánované údržbě či provedené opravě, a v neposlední řadě výkazy použitého materiálu a spotřebovaného času. Cestují s ním tam a zpět, z kanceláře do skladu, ze skladu do auta, z auta na místo práce, zpět do skladu a nakonec k mistrovi, kde zůstanou archivovány, aby mohli navždy zabírat místo na poličce nějaké uzamykatelné skříňky.

2wWv.schema_jpg

Z dalších problémů jmenujme zejména omezenou možnost kontroly – často dochází k plýtvání pracovní dobou a materiálem, což ekonomicky výrazně poškozuje společnost.

Křeh­ká hrač­ka vs. drs­ný pra­cant

Práce v terénu znamená zvýšenou mobilitu, která se dnes spojuje především s telefony. Dosavadní historie inteligentních mobilů nás naučila toto: smartphone je křehká hračka. Je třeba ji chránit. Před prachem, vlhkostí, pádem na zem. Dát takovou citlivou věc údržbářům do terénu je nesmysl – na denním světle je displej téměř nečitelný a s pracovními rukavicemi dotykové ovládání nefunguje. A vůbec, co s ním bude dělat, hrát An­gry Birds?

Před nějakým časem tohle všechno opravdu platilo. Dnes je však rok 2013 a v této oblasti nastal obrovský pokrok. Existují mobily s odolnými displeji, které vydrží pád na beton z výšky dvou metrů – přesto jsou tak citlivé, že je dokážeme ovládat i v hrubých rukavicích nebo perem. Na trh se dostaly speciální vodotěsné a prachotěsné konstrukce, kterým nevadí ani občasný nedobrovolný pobyt v otevřeném potrubí. Obrazovky mají vysoký kontrast, poradí si i s přímým sluncem. V nabídce jsou praktické pouzdra a držáky na použití při manuální práci.

Kromě těchto zlepšení je třeba zmínit ještě dvě věci, které ovlivňují náklady: datové připojení a úložný prostor. Před pár lety byly luxusem a nedostatkovým zbožím. Dnes? Rychlý a levný internet stojí pár korun a paměťová karta s velkou kapacitou se dá koupit za cenu jednoho kusu montérek.

Kon­cep­ce ře­še­ní: tři pr­vky

Pojďme se nyní podívat, jak takové „mobilizační“ řešení vypadá v praxi. Z logického hlediska ho tvoří tři komponenty: dispečerský systém pro mistra, mobilní aplikace pro terénního pracovníka a nakonec serverová část, tzv. Back-end. Začněme od konce – serverový back -end slouží jednak jako integrační prvek na propojení s okolní IT infrastrukturou, jednak má v sobě businessovou logiku, pomocí které zajišťuje dodržování firemních procesů. Dispečerský systém může být součástí intranetu a poskytuje mistrovi řídící, kontrolní, plánovací a jiné mechanismy pro automatizaci práce – pomáhá mu tvořit rozvrhy, monitorovat lidi, porovnávat jejich výkon a efektivně řešit operativu. Třetí prvek je mobilní aplikace v terénu. Podívejme se na ni podrobně.

„K čemu jsou mi papíry? Mám přece telefon.“

Funkcionalitu mobilní aplikace můžeme rozdělit do tří ob­las­tí:

  1. Podpora práce v terénu: zahrnuje vše, co se týká odborného výkonu údržby a oprav.
  2. Automatizované řešení administrace: má za cíl ulehčit výkonnému pracovníkovi od klasického „papírování“.
  3. Reporting směrem k mistrovi: slouží k automatické zasílání klíčových výkonnostních ukazatelů a statistik týkajících se výkonu práce.

Popříchodu do práce se mobil napojí na serverový back-end a převezme si seznam úkolů na daný den. Ke každému úkolu se automaticky převezme dostupná dokumentace včetně příloh (schémata, fotografie), informace o potřebné technice a odhad spotřeby materiálu. Když se pracovník do aplikace přihlásí, mobil začne měřit jeho pracovní dobu a zaznamenávat polohu podle GPS; na jejím základě se pracovník naviguje  na místo práce.

Tam si pročítá historii údržby včetně fotografií a porovná tato data s aktuálním stavem; v případě potřeby provede opravu. Nakonec vyhotoví fotodokumentaci a přímo na místě naplánuje další kontrolu. Vše se automaticky synchronizuje na serverový back-end a okamžitě zobrazuje mistru (v případě ztráty signálu aplikace posílání dat pozastaví). Pokud pracovník na nic nezapomněl (což snadno zjistí podle kontrolního seznamu činností pro konkrétní typ údržby), formálně ukončí zásah. Mistr je o tom automaticky informován, a pokud pracovník skončil oproti plánu dříve, může mu zadat další práci a eliminovat jeho prostoje. Jeho snaha se projeví v měsíčním reportu výkonů; jelikož firmě ušetřil náklady, může se těšit na prémie.

Pří­no­sy

Komplexní systém zahrnující všechny tři zmíněné prvky je schopen propojit firemní evidence do takové míry, že i člověk v terénu se stane jejich bezprostřední součástí. Výsledkem je okamžitá výměna informací, která umožňuje rychlejší a lepší rozhodování. Mistr tak může organizovat své lidi efektivněji a dosáhnout více realizovaných výkonů za stejné období. Nepřetržité datové spojení znamená vyšší míru kontroly: mistr má neustálý přehled o poloze pracovníků, ví, čemu se v daném momentě věnují, kdy na roli začali pracovat a kdy přibližně skončí. Terénní pracovník takto získá: kdykoli má k dispozici relevantní data – ať už údaje o konkrétním zařízení, nebo informace související s pracovním postupem – a s dobrými informacemi se vždy pracuje lépe.

To vše jsou nezpochybnitelné benefity elektronizace terénní práce s využitím mobilních platforem. Každá mince má však dvě strany a tou druhou jsou v tomto případě náklady na pořízení. Ty se dají snížit nákupem hotového systému a jeho následnou úpravou na míru; tak či tak je však třeba mít jasno v základní otázce: kdy se vynaložené prostředky vrátí?

Náv­rat­nost in­ves­ti­ce

Odhadnout dobu návratnosti znamená především identifikovat možnosti na ušetření nákladů a / nebo zvýšení výnosů. V případě informačního systému pro řízení terénních pracovníků nemá význam uvažovat o zvýšení výnosů. Zbývá nám tedy snižování nákladů. Dobu návratnosti určují tyto faktory:

  • počet zásahů
  • procento zásahů, které budou optimalizovány po nasazení systému
  • průměrný počet pracovníků na zásah.

Zásah (údržbu, opravu či kontrolu) tvoří několik činností. Některé z nich budou podléhat optimalizaci ve velké míře; například identifikace nejbližší posádky a ověření její dostupnosti budou plně automatizované. Míru jejich optimalizace můžeme odhadnout až na 80%. Kontrola výkonu a stahování prací jsou na tom podobně; předpokládejme, že je zkrátíme v průměru o 60%. Postupně takto odhadneme všechny aktivity až po ty, které mají malý nebo žádný potenciál pro úsporu – příkladem může být práce s těžkými mechanismy (bagr), kde nám nový systém nepomůže v ničem. Konečně odhadneme váhu, jakou se náklady na jednotlivé činnosti podílejí na celkových nákladech.

Takovým způsobem můžeme odhadnout jednotkovou úsporu na zásah. Bylo by však chybou domnívat se, že zavedením systému se automaticky všechno zlepší. Ne každý pracovník bude ochotně přijímat nový způsob práce, zejména ze začátku musíme být v tomto směru skeptičtí. Celkovou míru optimalizace odhadneme na 70% – to znamená, že očekáváme zlepšení pouze při dvou zásazích ze tří.

Celkový výpočet zahrnuje množství veličin a v konečném důsledku je poměrně složitý. Je například vhodné izolovat odhad úspor na mzdách od ostatních nákladů, zejména proto, že po zavedení systému lze snížit celkovou pracovní sílu a část personálních nákladů eliminovat úplně.

Pro modelovou společnost, která provede 5000 zásahů ročně při průměrném počtu 2 pracovníků na zásah, nám tabulkový procesor ukáže roční úsporu v řádech desetitisíců korun. To představuje návratnost investice v horizontu přibližně dvou let.

Ri­zi­ka

Samozřejmě, žádná změna se neobejde bez nástrah. Vedle běžných nákladů na zaškolení pracovníků jsou zde rizika způsobená zavedením informačního systému. Ten je poměrně složitý a vyžaduje si netriviální dobu implementace, integrace a podpory při nasazování. Bezpečný způsob, jak takové nástrahy zvládnout, je vybrat si spolehlivého dodavatele: nejen technologicky kompetentního, ale i zkušeného v doménové problematice – do takové míry, aby mohl být zároveň konzultantem a partnerem.

Peter Polák , ředitel divize bankovních systémů, Softec